Calcular a quantidade de comida servida em eventos corporativos nem sempre é uma tarefa fácil. Se você chegou até aqui é porque está em busca de informações que possam simplificar essa questão, certo?
Independente do estilo de evento corporativo que você está planejando realizar, o momento da refeição é um importante marco capaz de reafirmar o sucesso da programação ou torná-la insignificante.
Por isso, acertar na organização dessa etapa é imprescindível. Neste artigo vamos conversar sobre dicas práticas para calcular a comida de eventos corporativos e fazer da sua próxima produção um verdadeiro sucesso. Fique conosco.
Dicas para calcular a quantidade de comida de eventos corporativos
Eventos corporativos demandam que a alimentação represente uma verdadeira experiência gastronômica – ou seja, impacte positivamente pelo sabor das comidas e também agrade pelo serviço, decoração, espaço, condicionamento dos itens, etc.
A quantidade de comida tem um papel relevante para oferecer aos convidados ou participantes do evento corporativo um momento agradável e de boa repercussão sobre a programação percorrida até ali.
Mesmo que a organização preze pela fartura de comidas, calcular a quantidade baseado em uma fórmula básica ou no histórico de outros eventos é importante para que nada seja descartado ou desperdiçado.
Dessa forma existem algumas questões que devem ser observadas antes de se calcular a quantidade de comida do seu evento corporativo.
1) Identifique o modelo de evento que você deseja realizar
Eventos corporativos podem oferecer diferentes experiências gastronômicas, como brunches, coffee breaks, almoços e jantares, happy hour…
Para cada um desses estilos existe uma tendência de consumo de comidas e bebidas. Por exemplo, em um happy hour as pessoas costumam beber mais do que comer.
Assim, a primeira dica para calcular a comida do seu evento é delimitar qual será o modelo do seu – desenhar a programação, o tipo de cardápio que deseja implementar e em qual período do dia ocorrerá a refeição.
Com essas informações em mãos será mais fácil compreender o que é necessário para acertar na quantidade de quitutes e pratos oferecidos.
2) Defina a duração do momento de refeição
Logo após a escolha do modelo de evento e de refeição, você deve estipular a duração desta etapa.
Leve em consideração que a refeição precisa representar uma experiência. Assim, não é indicado encurtar o tempo para não precisar investir em um buffet mais completo.
Tenha em mente a quantidade de horas necessárias para oferecer aos participantes uma boa pausa, com tempo hábil para que você consiga criar ações de fortalecimento da sua marca.
3) Pense sobre o perfil dos participantes do evento corporativo
Essa é uma dica essencial para calcular a quantidade de comida para eventos corporativos de forma assertiva.
Uma criança consome comida de forma totalmente diferente do que um adulto, por exemplo.
Portanto, você deve avaliar o perfil de participantes do seu e entender como esse perfil se relaciona com o momento da refeição – pelo menos de forma aproximada.
Aqui é importante também delimitar a quantidade de participantes, abarcando desde palestrantes e colaboradores internos até os convidados externos.
Mapeie todas as pessoas envolvidas no evento corporativo.
4) Escolha uma fórmula para calcular a quantidade de comida do seu evento
Calcular a quantidade de comida do evento de forma objetiva, ou seja, matemática, pode variar de acordo com o que combinar mais com a sua necessidade.
Existem algumas noções gerais compartilhadas entre os principais produtores e buffets de comida para eventos.
Por exemplo, existem fornecedores que definem que uma pessoa consome cerca de 600g de comida por evento, somando entrada, prato principal e sobremesa ou todos os salgados e demais itens servidos. Neste modelo é indicado exceder um pouco a quantidade estipulada para que, em caso de imprevistos, não exista a possibilidade de faltar algo para um ou outro participante.
Já alguns outros estabelecem uma equação baseada na fórmula que define a quantidade de comida multiplicando o número de pessoas pelo consumo médio por pessoa.
Faça uma análise sobre qual modelo de cálculo de comida para eventos faz mais sentido para a sua realidade. Nesta etapa é importante lembrar que nenhum dos moldes acima é uma regra – são orientações para facilitar a organização do seu evento.
Para qualquer que seja, o importante é conhecer bem o seu público!
5) Elabore uma estratégia que te permita acompanhar o fluxo de saídas de comida
Uma boa dica para calcular a quantidade de comida em eventos corporativos é elaborar uma estratégia de serviço!
Você pode pensar na disposição das mesas e cantinhos de uma determinada forma que faça com que nenhum deles sofra com o efeito de aglomeração e passe a ideia de “pouca comida para muita gente”.
Outra possibilidade é orientar os garçons para servirem as comidas em rondas com quantidades variadas de comida, avaliando o consumo em cada uma delas. Assim, ficará mais fácil agir caso, em algum momento, o público esteja comendo mais ou menos do que o previsto. A palavra aqui é avaliar e se adaptar ao que os participantes apresentam como comportamento.
6) Faça uma pesquisa de mercado sobre o tema
Outra forma de evitar falhas na hora de calcular a quantidade de comida de eventos corporativos é entender como essa etapa foi realizada em outras atividades.
Buscar por exemplos e pesquisar eventos similares ao seu pode ser um caminho para acertar no menu da sua programação.
Como não errar o cálculo de comida para o seu evento corporativo com um só passo
Se você não possui conhecimento sobre produção de eventos, mesmo com todas as dicas acima, acertar a quantidade de comida necessária será um verdadeiro desafio.
Por isso, pode ser mais estratégico buscar soluções do mercado que garantam o cumprimento de todas essas etapas, sem riscos de erros ou faltas.
O serviço de catering, por exemplo, é responsável por elaborar o menu de comidas do evento, assegurar um fornecimento de qualidade dos itens, condicionamento adequado, equipe qualificada, decoração, gestão de riscos e todos os demais detalhes necessários para a realização desse momento.
Ao optar pelo catering você tem acesso a inúmeras vantagens, como poder dedicar seu tempo para outras tarefas significativas do evento.
A Delichef é a principal referência do mercado nesse segmento, com um cardápio diversificado e inclusivo, que atende todos os tipos de eventos corporativos de forma personalizada.
Entre em contato conosco para calcular a quantidade de comida do seu próximo evento e entender como transformar a alimentação em uma experiência memorável para os participantes.
